viernes, 31 de agosto de 2012

Cuando los mundos chocan (Buscar información en Outlook 2010 desde Windows 8)

Windows 8 ya está disponible en estado RTM, pero la versión de Outlook 2013 aún no. Esto nos presenta un escenario que seguramente se va a repetir durante algún tiempo: La versión de Windows y de Outlook no son de la misma generación, son de mundos diferentes. 
 
Tanto en Windows 7 como en Windows 8 tenemos la posibilidad de hacer una búsqueda desde el menú de Inicio al escribir y permitir al motor de búsqueda del sistema operativo que nos muestra los resultados. Con Windows 7 esos resultados incluyen los resultados de información del Outlook (Mails, contactos, adjuntos, etc). No es así en Windows 8, en donde el motor de búsqueda realiza su tarea dentro de ciertas aplicaciones (Metro) que pueden presentarse al sistema operativo como capaces de ofrecer resultados de búsqueda. Outlook 2010 (ni Outlook 2007) no tiene esta capacidad.
 
Figura 1
 
Es por eso que Outlook no aparece en la lista de aplicaciones ni muestra resultados cuando por ejemplo busco "Rodrigo", esperando que la información del contacto guardado en Outlook se muestre (Figura 1). Aunque la información si este presente (Figura 2).
 
Figura 2
 
Para buscar información guardada en Outlook 2010 (o en Outlook 2007) debemos abrir un explorador de Windows (Por ejemplo con la Tecla WIN+E) y escribir la información que queremos buscar (Figura 3).
 
Figura 3
 
En forma predeterminada, Windows no busca en el Outlook desde el explorador. Para poder indicarle que busque información en el Outlook, debemos ingresar al menú "Search Tools", seleccionar "Search Again in" y por último indicar "Microsoft Office Outlook" (Figura 4).
 
Figura 4
 
Finalmente nuestra búsqueda fue exitosa! (Figura 5).
 
Figura 5
 
Seguramente cuando Outlook 2013 esté disponible, también habrá empresas que no quieran migrar su suite de oficina por diferentes motivos (Licenciamiento, costo del despliegue, falta de capacitación de los usuarios etc), esta es la forma que se deberá utilizar para buscar en Outlook 2010 o 2007.