¿ Dónde guardar los mails ?

En cada implementación de Exchange, siempre hay un tema complicado: ¿dónde guardar los mails que no entran en el Server? Sean 100 Mb o 1 Gb, siempre el espacio es menos de lo que el usuario desearía tener. Por suerte existe una forma de guardar los mails fuera del servidor, los archivos PST. En versiones previas a Outlook 2003, estos archivos tenían un limite de 2Gb, pero desde Outlook 2003 se cambió esta limitación y ahora podemos tener archivos de 20 Gb. Pero estos nuevos archivos nos traen nuevos problemas:

1. Como no están en el servidor, no son respaldados como parte del backup que respalda la información del servidor.



2. No pueden ser accedidos mediante OWA (Outlook Web Access), ya que el OWA sólo trae los mails del servidor.

Algunos tienen la idea de guardar estos archivos en una ubicación de red para que así se los respalde al igual que los archivos de Word o Excel que están en el File Server. Ésta es una muy mala idea, ya que tal práctica no esta soportada por Microsoft y puede traer más de un dolor de cabeza, corrompiendo la información de los PST, bajando la performance de la red y causando que las desktop dejen de responder.

Todos conocemos el riesgo de no tener backup de nuestros mails, así que una opción es utilizar un complemento de Outlook que se llama”Personal Folders Backup”, el mismo se puede descargar de Microsoft y es para Outlook 2007, 2003 y 2002.

Figura 1

Este complemente nos agrega una opción que podemos ver en la figura y se llama "Backup..." (Fig 1). Si la seleccionamos, tendremos la posibilidad de ingresar a las opciones (Fig 2)en donde podemos personalizar nuestras preferencias tales como con qué frecuencia nos recuerde hacer backup, hacerlo en forma automática, a qué ubicación hacer el respaldo o cuáles PST queremos respaldar, por si tenemos más de uno.

Figura 2

Ya tenemos los mails fuera del server, respaldados y con mucho espacio disponible. Ahora nos falta acceder a los mismos desde cualquier lugar, pero lamentablemente, el OWA solo nos muestra los mails que estan en el servidor. Una opción puede ser utilizar PSTWay, una herramienta que nos permite utilizar PST en nuestro OWA. Como esta herramiente requiere instalación en el servidor de Exchange, no voy a explicar en esta nota mucho mas, simplemente sepan de su utilidad y las posibilidades que existen.

Para aprender más…

http://en.wikipedia.org/wiki/Outlook_Web_Access
http://support.microsoft.com/kb/297019/en-us
http://support.microsoft.com/kb/238782/en-us

http://www.everywherenetworks.com/owa-pstway.php